Cómo segmentar tu base de datos para sacarle el mayor provecho

Actualizado: 18 jul

La base de datos (BBDD) de una empresa es la joya de la corona. Con una base de datos organizada y bien segmentada podrás conservar una comunicación fluida con tus clientes actuales y potenciales la cual siempre debes mantener en contexto para evitar interrumpir a tus clientes o llegarles en un momento poco adecuado.

Por eso queremos contarte cómo segmentamos nuestra base de datos con la ayuda de Hubspot, de esta manera logramos mejorar nuestra estrategia de ventas, las tasas de apertura de correos electrónicos, activamos la venta cruzada y el equipo de ventas pudo rescatar del balde de negocios perdidos un par de buenos clientes.

Para empezar creamos los que consideramos nuestros buyer persona principales. Esos arquetipos semi ficticios, que son el fiel reflejo de nuestros clientes ideales, allí definimos información cuantitativa (demográfica, industria, posición) y cualitativa (retos, cultura, hábitos), entendiendo que el más rentable para nuestros servicios es “Alejandro Pro”, sin que los otros dejen de ser relevantes.

“Danilo Vice” (Vicepresidentes de comerciales o de mercadeo, CEO)

“Alejandro Pro” (Gerentes de Mercadeo)

“María Marketera” (Coordinadores de Mercadeo)



Segementación buyer persona Xarxa Agency


Así que empezamos a crear estrategias orientadas a acompañar este tipo de clientes durante todo su recorrido de comprador hasta que tome la decisión de adquirir alguno de nuestros servicios.

Con el tiempo, notamos que nos faltaba un grupo de personas muy importante que son los emprendedores, por lo que procedimos a adicionar este buyer persona secundario llamado “Mario StartUp”.


Ya que definimos nuestros clientes potenciales, sabemos todo sobre ellos ¡que empiece la segmentación!

ETAPA 1: ¿Cómo estás obteniendo la información de los visitantes a tu web?


Para lograr una buena segmentación, necesitas la mayor cantidad de datos posibles sobre tus clientes. Para obtenerlos debes crear formularios y contenidos, en los cuales les brindes gran calidad para que ellos te den sus datos a cambio.

Entre más datos tengas, más detallada es la segmentación que puedes realizar, por ejemplo, en Xarxa Agency una de las variables más usadas para segmentar es “Ocupación o Cargo”, también lo es “Industria”.

Antes de embarcarte con campañas de atracción para captar datos, toma en cuenta identificar y definir bien lo que necesitas exactamente para poder vender de forma eficaz.


“¿Eres capaz de definir tu funnel (embudo) de ventas y marketing desde el principio hasta el final con la información que tienes?” -Blog HubSpot-

ETAPA 2: ¿Cómo empezar a categorizar contactos?


Ahora que tienes más información sobre tus contactos, debes pensar cómo vas a agruparlos para comunicarte con ellos de manera eficaz, es decir cómo vas a segmentarlos, a agruparlos por características comunes.

Existen opciones básicas como industria, ubicación e idioma, tamaño de empresa, sexo, email personal o de empresa, con las que puedes empezar a segmentar, para luego ir adicionando información más específica y adaptada a tu negocio.


“También tienes que reconsiderar ¿si son estas las personas a las que quieres y puedes vender? Por eso es importante tener tu buyer persona bien identificado.
Segmentar y crear campañas de email es muy laborioso. No empieces a segmentar hasta que no tengas suficiente tiempo para dedicar lo necesario para hacerlo correctamente. Podrás automatizar muchas partes del proceso, pero necesitarás que un humano los planifique, cree y analice.” -Blog HubSpot-

ETAPA 3: Llegó la hora de probar la efectividad de la segmentación


Es aquí donde el famoso Test A/B podrá ayudarte, asegúrate de entender la lógica del ejercicio para que tenga sentido.

“¿Qué necesito descubrir?

Necesito saber si los segmentos generales que he creado en mi base de datos son eficaces.


¿Qué tan importante es?

Muy importante, mis campañas de marketing dependen de mis campañas de email.


¿Cuánto tiempo tengo para dedicarle?

Cuanto más tiempo dediques, más información recopiles, mejores resultados obtendrás en tu segmentación.


¿Cuáles son las cosas más importantes que necesito descubrir?

Qué segmentos son más eficaces para mi negocio y qué clase de mensaje funciona mejor.


¿Cómo puedo saber si mi segmento objetivo es eficaz y que el mensaje es adecuado?

Tendrá un promedio de ‘click’ y apertura superior a cualquier otro grupo.


Software de marketing, como Husbpot, te ayudarán a identificar cuántas personas de esta campaña se están convirtiendo en leads, oportunidades y clientes.” -Blog HubSpot-

ETAPA 4: Herramientas útiles de segmentación


Como decíamos al inicio de este artículo, la base de datos es muy importante para una empresa, así que amerita una buena herramienta tecnológica para sacar el mayor provecho.

Necesitas una herramienta que te permita segmentar, programar, recopilar y analizar la información de manera que sea útil para tu empresa. Nosotros usamos Hubspot.

También existen excelentes herramientas para hacer email marketing como Mailchimp, Intercom, y Campaign Monitor.

ETAPA 5: Ejecutar campaña y monitorear


Una vez hayas empezado a enviar tus campañas de email marketing debes empezar a monitorearlas para estar seguros que van por el camino indicado, aquí dejamos un listado de métricas importantes a tomar en cuenta, recomendadas por el equipo de Hubspot:

  • Número total de emails enviados

  • Tasa de apertura

  • CTR – Porcentaje de clics

  • Bounce – Correos no entregados por varias razones: mal email, problema con el servidor etc.

  • Cancelaciones de suscripción

Una vez que obtengas tus primeros resultados puedes empezar a ver áreas de oportunidad:

“El número de emails recibidos es menos del 95%.

¿Qué puedo hacer para garantizar un porcentaje mayor de email entregados?


“Mis emails no son abiertos."

¿Cómo puedo mejorar el asunto y/o la hora de envío?


Los enlaces en mi email no son abiertos (CTR)

¿Qué puedo hacer para que los enlaces sean más interesantes?


Un 2% de mis suscriptores se está dando de baja.

¿Porqué se están dando de baja? ¿Estoy mandando información irrelevante para este segmento? ¿Cómo puedo mejorar mi mensaje?” -Blog HubSpot-

Debes asegurarte que tú segmentación sea la correcta, un gerente no quiere recibir la misma información que un coordinador o que un vicepresidente o CEO, tampoco alguien va leer un correo en inglés si solo habla español. Segmentar le da contexto a tu contenido, por lo que aumenta las probabilidades de que tu destinatario se interese y puede ser ese el inicio de una conversación comercial muy interesante.


Así que si estás interesado en empezar a incrementar las ventas y sacar el mayor provecho a tu base de datos, te invitamos a obtener más información sobre nuestros servicios de Inbound Sales.

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